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仕事を効率化して人生に余裕を。

タスクを洗い出して見える化する

今あなたは何をやっていますか?
昨日は、どんな仕事がどこまで進みましたか?
これらの質問に答えられることと、現状を把握できていることはほぼ同じです。
まずは、上記の質問に答えられるよう、自分がやらなければならないことを明確にしましょう。

この作業は、紙とペンを用います。
まず、自身が携わっている業務を、大きなくくりで書き出しましょう。(例:「ホームページ制作」)
その業務の中で、あなたに割り振られている事があるはずです。
それを、先ほど書いたものの下に書き込みましょう。(例:「ページ1のデザイン」)
では、その業務の達成のためには何を行う必要があるのか考えてみましょう。
複数あるはずですから、思いつく限り書き出し、先ほど書いたものと結びます。(例:「下書き」「線画」「カラーリング」…)
ここで書いたものがタスクです。
自分が割り振られた業務やタスクが複数ある場合はそのすべてについて行い、洗い出しは終了です。

優先順位の決定

先ほどの手順で、多くのタスクがあることがわかりました。
しかし、それをただこなしていくだけではあまり今までと変わりありません。
今やらなければいけないのは何なのか、今日中に何を終わらせればよいのか。
これらがわかって初めてタスクを可視化した意味が出てきます。

早速タスクの優先順位分けをしていきましょう。
タスクはそれぞれ2つの要素を持っています。
「重要性」と「緊急性」です。
それぞれ文字通りの意味ですが、すべてのタスクはこれらの情報をもとに優先順位を決定できます。
ですから、まずは先ほど書き出した細かいタスクの重要性と緊急性を評価し、書いてみましょう。
重要性と緊急性が「ある」か「ない」かの評価で結構です。

最後に、タスクの優先順位を決めます。
「緊急性あり」かつ「重要性あり」→「緊急性あり」かつ「重要性なし」→「緊急性なし」かつ「重要性あり」の順に優先順位が高いです。
これを目安に仕事を進めていきましょう。


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